Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów jest to graficzne przedstawienie procesu bądź zespołu procesów wraz z ich wzajemnymi powiązaniami. Umożliwia przedstawienie w formie najczęściej graficznej wszystkich działań i powiązań w organizacji. Mapowanie procesów jest jednym z elementów umożliwiającym dalszy rozwój pod kątem wdrożenia systemu zarządzania, przeprowadzenia analiz FMEA procesu, czy wprowadzenia do produkcji nowych wyrobów. Mapowanie procesów umożliwia realizację podejścia procesowego, jest jednym z elementów tego podejścia i początkiem do dalszego doskonalenia. 

Mapowanie procesów przebiega w dwóch zasadniczych etapach. Pierwszym z nich jest identyfikacja procesów. Identyfikacji tej można dokonać dwoma metodami:

• Metodą odgórną (top-down), gdzie w pierwszej kolejności określa się ogólna działalność organizacji wraz z jej celami, a następne przechodzi się do uszczegółowienia wskazanych elementów.
• Metodą oddolną (bottom-up), bardziej czasochłonną, jednak dokładniejszą, która polega na analizie wykonywanych w organizacji czynności i na podstawie nich formułowanie przebiegających procesów.

Po dokładnej identyfikacji procesów należy przejść do ich pogrupowania. Spotyka się grupowanie na procesy zarządzania związane z misją, celami, strategią i pozycją na rynku, na procesy główne związane z tworzeniem rezultatów organizacji, oraz na procesy wspomagające związane z klientem wewnętrznym, np. rekrutacja, zaopatrzenie, zarządzanie infrastrukturą. 

Przyjmując podział na procesy zarządzania, procesy główne i wspomagające mapę procesów można przedstawić w następujący sposób: 



Powyższa mapa przedstawia procesy ogólnie, natomiast w celu przedstawienia szczegółowo każdego z procesu i podprocesu można opracować mapę rozbudowaną, ukazującą kolejno każdy z procesów wraz z elementami wchodzącymi w jego skład. 



Mapowanie procesów jest więc niezbędne dla spełnienia wymagań normy, a także dla skutecznego i efektywnego funkcjonowania organizacji. 
Kaplan twierdził, że: "mierzenie jest istotne, a jeśli nie można czegoś zmierzyć, nie można tym zarządzać". 

Autor: Renata Krawczyk