KAIZEN – Change for the better

KAIZEN to metoda ciągłego doskonalenia oparta na codziennych małych krokach (z jap. KAI – zmiana, ZEN – dobre, na lepsze). Po japońsku kaizen oznacza zmianę na lepsze, ciągłe doskonalenie. Doskonalenie to dotyczy każdego – zarówno członków kierownictwa, jak i pracowników – i co najważniejsze, pociąga za sobą relatywnie niskie koszty.

Doskonalenie w kaizen odbywa się małymi krokami, sam zaś proces przynosi ogromne wyniki w długim okresie czasu. Takie podejście zdecydowanie różni się od innowacji, które uwielbiają kadry kierownicze Zachodu. Innowacje cechują się ogromnymi zmianami wykorzystując nowości technologiczne. Są jednorazowe, a ich skutki bywają często problematyczne. Kaizen bazuje na zdrowym rozsądku i niskokosztowym podejściu, dzięki czemu zapewnia długofalowy wzrost. Kaizen to również podejście mało ryzykowne – zawsze można bowiem powrócić do starych metod bez ponoszenia wielkich kosztów [1, s. 40]. Sens metodologii kaizen bardzo dobrze oddaje poniższy cytat:

„Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku” - Lao Cy 

W podejściu KAIZEN bazą jest motto: „Przykład idzie z góry, siła działa z dołu”. To pracownicy liniowi, będący bezpośrednio przy procesach, najlepiej znają swoją pracę i wiedzą jak ją najefektywniej realizować. Aby pracownicy dzielili się tą wiedzą, kadra zarządzająca musi się do nich w tej sprawie zwrócić. Brzmi banalnie, lecz często ta prosta metoda jest pomijana, ponieważ zdarza się że menedżerowie zarządzają swoimi pracownikami „zza biurka”, nie będąc blisko procesów i nie wiedząc jak one w rzeczywistości wyglądają. Menadżerowie według metodologii KAIZEN powinni być blisko GEMBA (japońskie słowo, oznaczające realne miejsce, w którym dzieje się rzecz, gdzie tworzy się wartość np. hala produkcyjna, biuro) czyli powinni być blisko procesów i odpowiadać za ich doskonalenie. Z takim podejściem związane jest 5 zasad [3].

Pięć złotych reguł zarządzania przy pomocy techniki Gemba [1, s.73]: 

• „Idź na Gemba”. Gdy pojawi się jakiś problem w pierwszej kolejności udaj się do Gemba (czyli właściwego miejsca), nie siedźmy za biurkiem czy nad stosem raportów – idźmy tam, gdzie w firmie tworzona jest wartość (hala produkcyjna, biura w procesach usługowych), obserwujmy i dopiero na tej podstawie podejmujmy decyzje.
• Sprawdź gembutsu (właściwy przedmiot – maszynę, materiał),
• Posługuj się danymi, stosuj tymczasowe rozwiązania,
• Zrób KAIZEN - znajdź i usuń główną przyczynę,
• Standaryzuj, aby przeciwdziałać powtarzającym się problemom.

Marnotrawstwo czyli MUDA

Kaizen to ciągłe doskonalenie poprzez konsekwentną eliminacje marnotrawstwa. Jak więc eliminować konsekwentnie marnotrawstwo przy wdrażaniu KAIZEN? Budowanie wiadomości marnotrawstwa to podstawa, ale również jeden z trudniejszych etapów wdrażania narzędzi Kaizen. Na początku należy rozpoznać marnotrawstwa, które kryją się w wielu codziennych procesach a następnie zdefiniować to co można zrobić, aby je stopniowo ograniczać. Należy zastanowić się  w jaki sposób wyeliminować i zamienić część marnotrawstwa na wartość dodaną.  Po japońsku marnotrawstwo to Muda. W procesach produkcyjnych wyróżniono 7 rodzajów marnotrawstwa [3].

Rodzaje marnotrawstwa w procesach produkcyjnych[1, s.120; 3]:

• Muda nadprodukcji - nadprodukcja i magazynowanie rzeczy, które nie są natychmiast potrzebne. Najbardziej niekorzystny rodzaj mudy, ponieważ generuje kolejne marnotrawstwa.
• Muda zapasów – marnotrawstwo wynikające najczęściej z nadprodukcji. Produkty końcowe, półfabrykaty oraz dostawy trzymane w zapasie nie dostarczają żadnej wartości dodatkowo zabierają przestrzeń, wymagają transportu.
• Muda napraw/braków – braki przerywają produkcję i wymagają drogich poprawek co jest dużym marnotrawstwem zasobów oraz wysiłku.
• Muda ruchu - niepotrzebne przemieszczanie się, schylanie się, sięganie, energia zużywana do wykonania danego zadania – ruch operatora powoduje wydłużenie procesu wytwarzania, często wpływa na bezpieczeństwo i zdrowie pracownika.
• Muda przetwarzania (błędy w procesie produkcyjnym) - wykonywanie niepotrzebnych i nieefektywnych działań, brak synchronizacji czynności, zbyt długie działania – wszystkie te elementy generują koszty oraz wydłużają czas wytwarzania.
• Muda oczekiwania - straty związane z oczekiwaniem (np. z powodu niesprawnych narzędzi, braku dostaw, itp.).
• Muda transportu - -problemy związane z transportem (zła synchronizacja dostaw, zbyt rzadkie lub zbyt częste dostawy, itp.).

W niektórych przedsiębiorstwach pojawia się również ósmy rodzaj marnotrawstwa, nie uwzględniony w powyższych, a mianowicie - niewykorzystany potencjał ludzki.  

W procesach usługowych może wystąpić aż 16 rodzajów marnotrawstwa w 4 różnych obszarach związanych z czasem pracy (np. czas oczekiwania, czas szukania, przerwy, natłok informacji, transport), systemem pracy (np. środowisko, jasność informacji, niejasne cele, technologia), pracownikami (np. kreatywność, know how, zdrowie) oraz procesem biznesowym (np. zapasy, przekazywanie zadań, procedury pracy, pomyłki).

5S – właściwe utrzymanie stanowiska pracy

Z koncepcji KAIZEN wywodzi się zbiór praktycznych wskazówek (5 kroków) właściwego utrzymania stanowiska pracy czyli technika 5S.

Tabela 1. Etapy dobrej organizacji stanowiska pracy (technika 5S)

Źródło: Opracowanie własne na podstawie [2]

Celem 5S jest dbałość o porządek i racjonalne gospodarowanie zasobami na indywidualnym stanowisku pracy, co wiąże się z eliminacją marnotrawstwa. Z założenia 5S jest ciągłym i zorganizowanym projektem odnoszącym się do całej organizacji, zarówno do kierownictwa, jak i wszystkich pracowników. 5S to podstawowa technika, którą powinna wdrażać każda organizacja[2].

„Jeżeli uda ci się wprowadzić zasady 5S, uda ci się wszystko. Firma, która dobrze radzi sobie z 5S, poradzi sobie także z innymi praktykami. Firma, która nie potrafi wprowadzić u siebie zasad 5S, nie będzie umiała wykonać innych zadań, których wymaga się od konkurencyjnej firmy.” - Takashi Osada „The 5S`s: Five keys to Total Quality Environment”

Co można osiągnąć dzięki KAIZEN?

Wdrażając metodologię KAIZEN w przedsiębiorstwie kierownictwo może spodziewać się wielu korzyści m.in.[3]

• Skrócenia czasów procesów – dzięki temu przedsiębiorstwo może uzyskać większą elastyczności.
• Eliminacji zapasów – uzyskania niższych kosztów, mniejszej powierzchni magazynowania.
• Eliminacji pomyłek, błędów, wypadków – uzyskania wyższej jakości wyrobów, mniejszej ilości reklamacji, niższych kosztów wytwarzania.
• Lepszego wykorzystania maszyn – uzyskania większej wydajności przy niższych kosztach co prowadzi do większych możliwości produkcyjnych przedsiębiorstwa
• Uproszczenia administracji, redukcji dokumentacji, lepszej komunikacji – redukcja kosztów.

Założenia KAIZEN można również wykorzystać do osiągnięcia sukcesów osobistych. Bardzo często chcemy zmienić nasze życie, jednak wrodzone opory człowieka przed zmianą paraliżują wszystkie nasze działania i w związku z tym nie robimy nic, aby coś udoskonalić. Szczególnie w dzisiejszych czasach, zarówno w pracy jak i w życiu prywatnym, często „tłumaczymy” się brakiem czasu, przemęczeniem, stresem. W takiej sytuacji KAIZEN jest najlepszym dla nas rozwiązaniem. Metoda ta uczy jak małymi krokami, stopniowo, bez wielkich zmian i rewolucji możemy osiągnąć sukces. „Małe kroki” nie zabierają nam dużo czasu, zaś korzyści jakie możemy dzięki temu osiągnąć są ogromne. Każdy z Nas może się doskonalić!

Literatura:

1. Masaaki Imai, GEMBA KAIZEN. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania., Wyd. MT Biznes, Warszawa 2006.
2. Hamrol A., Zarządzanie jakością z przykładami, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2008.
3. KAIZEN Institute Polska – materiały własne

Autor: 
Artykuł opublikowano dzięki uprzejmości PROFES wyłącznego partnera merytorycznego w Polsce KAIZEN Institute Consulting Group