1. WSPÓŁPRACA Z PRZEŁOŻONYM, CZYLI PROFESJONALIZM I WSPARCIE:
Utrzymanie prawidłowych relacji z przełożonymi.
Pożądane cechy asystentki - typ osobowości, charakter, umiejętności...
Lista podstawowych oczekiwań szefa.
Efektywność w pracy asystentki.
Komplementarność funkcjonowania zawodowego.
Nastroje i emocje w relacji: przełożony-podwładny.
2. ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY:
Planowania pracy własnej.
Prowadzenie terminarza spotkań i czynności szefa.
Optymalne wykorzystanie czasu pracy.
Planowanie własnych zadań w tle planu szefa.
3. ANALIZA WŁASNEJ EFEKTYWNOŚCI PRACY W KONTEKŚCIE ZARZĄDZANIA CZASEM:
Przyczyny niekonsekwencji w realizacji planu pracy.
Przyjmowanie poleceń i nowych zadań od zwierzchnika - dlaczego przejawiam opór?
Jak polaryzacja i motywacja negatywna wpływają na planowanie i realizację zadań.
Dlaczego wiele odkładam na później? O syndromie samo utrudniania.
Określenie indywidualnych „złodziei" czasu, sposoby wyeliminowania przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu.
4. ZASADY PLANOWANIA:
Układanie planu dziennego, tygodniowego i innych.
Korzyści wynikające z planowania.
Kontrola realizacji planu.
Określanie ramy czasowej dla realizacji zadania.
Planowanie rezerwy czasowej.
Ograniczanie wykonywania zadań do priorytetów.
5. ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW:
Korzyści wynikające ze znajomości własnych priorytetów.
Analiza wartości nakładu czasu ABC.
Ustalanie własnych priorytetów.
Czas czerwony i czas zielony.
Czas zarezerwowany i czas dostępny.
Konsekwencja w realizacji priorytetów.
Co zrobić z zadaniami, których nie udało się zrealizować.
6. ETYKIETA BIZNESOWA I SAVOIR VIVRE:
Zasady pierwszeństwa w kontaktach.
Przedstawianie, anonsowanie, umawianie - jak nie popełnić faux pas.
Wymiana wizytówek, powitania, tytułowanie.
Zasady jazdy samochodem i transportu.
Ceremoniał - ceremonie oficjalne, przebieg i organizacja uroczystości.
Organizacja spotkań oficjalnych, wyjazdów i wizyt.
Procedencja - zasady ustalania pierwszeństwa.
Spotkania towarzysko - służbowe.
Delegacje - dobór uczestników delegacji.
7. POWITANIA, POŻEGNANIA, PREZENTACJE - KULTURA DNIA CODZIENNEGO:
Znaczenie pierwszego wrażenia w kontaktach z innymi.
Wizyty oficjalne i nieoficjalne w instytucji.
Zasady właściwego powitania i pożegnania gościa.
Sposoby witania, podanie ręki - zasady pierwszeństwa.
Jak należy powitać, podjąć i pożegnać gościa honorowego?
Kłopotliwy „gość" w instytucie.
Sposoby prezentacji.
Zasady i wyjątki.
Przechodzenie na „Ty".
Zasady używania biletów wizytowych.
Tytuły kurtuazyjne, naukowe, służbowe, honorowe.
8. BUDOWA WIZERUNKU:
Strefy odległości w kontaktach interpersonalnych.
Komunikacja niewerbalna a typy uścisków dłoni i ich znaczenie.
Jak uniknąć gafy.
9. TRENING ASERTYWNOŚCI I KOMUNIKACJA W PRACY:
Istota i zasady asertywności i prawa asertywności w sytuacji zawodowej.
Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu.
Asertywność jako sztuka respektowania granic i budowania pozytywnej samooceny.
Radzenie sobie w trudnych sytuacjach z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Porozumienie z trudnymi klientami (rozpoznawanie charakteru rozmówcy, adekwatny przekaz i odbiór informacji, dostosowanie strategii bezpośredniej do rozmówcy.
10. OBJAWY STRESU, CZYLI PO CZYM POZNAĆ, ŻE JESTEŚMY POD WPŁYWEM STRESU?
Reakcje fizyczne.
Reakcje psychologiczne.
Zmiany w zachowaniu.
11. TYPOWE REAKCJE NA STRES, CZYLI JAK FUNKCJONUJEMY W TRUDNYCH SYTUACJACH?
Emocjonalne vs zadaniowe nastawienie do stresu.
Strategia poznawcza.
Strategia emocjonalna.
Fantazje, myślenie życzeniowe.
Współdziałanie z innymi.
12. SPOSOBY ZAPOBIEGANIA I RADZENIA SOBIE Z EMOCJAMI I STRESEM:
Sposoby wypierania emocji (racjonalizacja, projekcja, stłumienie, przemieszczenie).
Tłumienie a transformowanie emocji.
Identyfikowanie własnego wzorca.
Sytuacja wewnętrzna a sytuacja zewnętrzna.
Zarządzanie emocjami w sytuacjach trudnych, czyli jak radzić sobie ze złością i innymi emocjami.
Rola wyrażania emocji i odreagowywania napięcia.
Szybkie sposoby pozbywania się negatywnych emocji.
Wyrażanie emocji pozytywnych.
Psychosomatyczne konsekwencje obciążenia stresem.
Autodiagnoza indywidualnych obszarów zagrożeń.
Rodzaje oddechu.
Praktyka świadomego oddechu.
„Zmniejszamy stres" - ustalanie celu, który pomaga zmniejszyć stres oraz przeanalizować sposoby jego osiągnięcia.
Techniki relaksacyjne - „Relaksacja przez oddychanie"/„Trening autogenny" (oddychanie połączone z wizualizacją, rozluźnianie
mięśni) / Relaksacja Progresywna/„Techniki wizualizacyjne, pomagające kreatywnie znajdować rozwiązania problemów" i inne.
Wpływ kondycji psychofizycznej, czyli jak zadbać o siebie?
Wiara w siebie i jej wpływ na poziom stresu.
13. SEKRETARIAT JAKO CENTRUM KOMUNIKACYJNE:
Efektywna komunikacja wewnętrzna.
Zarządzanie informacją w zarządzaniu biurem.
Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura.
Organizowanie pracy sekretariatu, zebrań, spotkań i konferencji.