Czym jest dla firm 5S?

5S to jeden z systemów, które organizacja może stosować w swojej kulturze. Często jest jednym w wielu obok innych standardów, takich jak: ISO 9001, ISO/TS 16949, HACCP, ISO 22000, GMP, GHP, FIFO, ISO 14000, ISO 18000, Lean, JIT, SixSigma. Czy istnieje więc konieczność wdrażania, dokumentowania, utrzymywania, doskonalenia kolejnego systemu? Czy jest to fanaberia, czy niezbędny środek?

Mając styczność z wieloma firmami, bardzo łatwo zauważyć, które firmy posiadają 5S, a które nie. Nie jest on obligatoryjny, więc tym organizacjom, które go nie posiadają, nie można zarzucić jego braku. Jednak widoczna jest wtedy duża różnica w poziomie świadomości, uporządkowania, standardów w wielu obszarach i to nie tylko produkcyjnych (pola odkładcze, materiały, narzędzia), ale również np.: zarządzania dokumentacją (opisy segregatorów, składowania danych, archiwizacja) czy gospodarką magazynową.

Oczywiście wszystkie przytoczone we wstępie systemy też mówią o uporządkowaniu, segregacji, oznaczaniu, identyfikacji, jednak 5S jest jedynym systemem, który się na tym skupia, wszystko organizuje i systematyzuje.

Zresztą - w jakim środowisku sami chcielibyśmy pracować? Tam, gdzie niczego nie możesz znaleźć, jest bałagan i rzadko robi się porządki, czy może tam, gdzie wszystko jest zawsze na swoim - ustalonym miejscu, gdzie wszystko jest opisane i dobrze zorganizowane?

5S to w dużej mierze praca u podstaw, od samych początków, tak jak przy rozpoczęciu budowy lub układaniu towaru w supermarkecie. Dopiero w uporządkowanej organizacji można zacząć budować pozostałe, bardziej zaawansowane standardy.

Co to jest 5S?

Jest to system składający się z grup technik i metod zgrupowanych w podstawowych 5 kategoriach, które promują organizację pracy, określają standardy, dyscyplinują i tworzą postawę do ciągłego doskonalenia.

Dla kultur Dalekiego Wschodu 5S jest narzędziem nie tylko doskonalenia, ale swoistym dochodzeniem do perfekcji.

Nazwa 5S pochodzi o pierwszych liter słów z języka japońskiego oznaczających poszczególne działania.

1.SEIRI - Sort - Selekcja. Sortowanie i eliminacja.

Posiadanie tylko tego, co niezbędne. Wszystkie rzeczy należy przejrzeć, a rzeczy zbędne lub nadmiar należy zidentyfikować, ustalić określone miejsca składowania lub wyrzucić. Nie są to tylko śmieci. Często są to nieużywane części, zapasy, rzeczy osobiste. Identyfikuje się części niezbędne lub krytyczne dla funkcjonowania, np.: części zapasowe, naprawcze, materiały pomocnicze. Rzeczy, których znaczenie, częstotliwość używania nie są jeszcze znane, można przechowywać w tzw. tymczasowym magazynku. Jeśli po określonym czasie nie używamy ich wcale, można je albo wyrzucić, albo ze względu na znaczenie lub wartość umieścić w rzadko używanym magazynie. Do oznaczania rzeczy zbędnych w celu wizualizacji stosuje się oznaczenie czerwoną kartką.

2.SEITON - Set locations and limits - Systematyka.

Ustalenie miejsca i ilości - porządkowanie. Wszystkie potrzebne już narzędzia, materiały, dokumenty są właściwie opisane, uporządkowane datami, alfabetycznie lub według jasnego i opisanego klucza. Wszystko ma swoje przeznaczone, ustalone, jasno opisane miejsce. Pola odkładcze, regały, miejsca, materiały, wyroby, narzędzia są opisane i poukładane. Dla narzędzi często robi się tak zwaną „shadow board" - „tablicę cieni", gdzie na miejsca naklejone są zdjęcia narzędzi, części, które mają być w tym miejscu składowane. Wprowadza się też oznaczenia odpowiednimi kolorami na podłogach: wyznacza się ścieżki, pola odkładcze, ustawienie maszyn.

Rzeczy często używane składuje się blisko stanowiska pracy, rzadko - dalej, zamknięte, zabezpieczone przed zabrudzeniem, zakurzeniem, uszkodzeniem.

3. SEISO - Shine and sweep - Sprzątanie.

Utrzymanie czystości - czyszczenie miejsca pracy. Ma formę zorganizowaną, systematyczną - od codziennych czynności przed zakończeniem pracy i po jej zakończeniu, po regularne harmonogramy sprzątania. Dotyczy to również: ławek, stołków, szuflad, szaf, wieszaków, tablic, danych, ciągów komunikacyjnych. Potrzebne środki czystości muszą być zidentyfikowane oraz dostępne dla pracowników - oczywiście w wyznaczonym, opisanym miejscu i we właściwej ilości.

Należy też zidentyfikować źródła powstania zanieczyszczeń, wiórów, opiłków. Montuje się też osłony, wymienia uszczelki powodujące przecieki itd. Natomiast obszary ciężko dostępne, trudne do wyczyszczenia należy przemieścić tak, aby był do nich łatwy dostęp.

4.    SEIKETSU - Standardise - Standaryzacja.

Utrzymanie schludnych warunków pracy jako część codziennych obowiązków. Wszystkie poprzednie zasady stają się standardem i są stosowane rutynowo przez wszystkich.

Można ustanowić odpowiednie instrukcje pracy, procedury znane przez wszystkich i stosowane. Należy też przeszkolić pracowników z ich zakresu oraz z ogólnych zasad i standardów 5S.

5.    SHITSUKE - Sustain - Samodyscyplina (utrzymanie i podnoszenie standardów).

Punkt mówiący zarówno o utrzymywaniu standardów, jak również o ich doskonaleniu. Swoista kropka nad i. Zamykająca cały system analogicznie do cyklu PDCA.

Realizowane zadania skupiają się tutaj na: podnoszeniu świadomości pracowników, zachęcaniu do zwiększonej aktywności we własnych obszarach w zakresie 5S, wykazywaniu inicjatyw i doskonaleniu systemu. Odbywa się to poprzez promocję systemu 5S (tablice 5S, komunikaty wewnętrzne), promocje pracowników stosujących filozofię 5S (wyróżnienia, bonusy, nagrody, ogłoszenia, pochwały).

Również cykliczne szkolenia wszystkich pracowników lub spotkania robocze o tematyce „5S" mające na celu identyfikację niezgodności systemu i jego naprawy.

Ważnym aspektem tego punktu jest poparcie kierownictwa i propagowanie przez nie tego systemu. To ono posiada odpowiedni status w organizacji, który nada rangę działaniom, oraz ma możliwości promocji i nagradzania działań.

Piąte „S" to również audyty, które pozwalają się doskonalić, jak również monitorować wyniki i ich trend w czasie.

Razem czy osobno?

Metodę wprowadza się również stopniowo, począwszy od pierwszego „S", kolejno krok po kroku. Najważniejsze są pierwsze 3 kroki, póki nie wprowadzi się ich na odpowiednio wysokim poziomie, należy powstrzymać się przed dwoma ostatnimi „S", gdyż może to spowodować utrwalanie nie do końca dobrych jeszcze nawyków.

Metodologia 5S jest również często stosowana razem z innym wspomagającymi systemami, takimi jak: Lean, którego jest integralną częścią, Kanban, wspomagający gospodarkę materiałami, surowcami i materiałami gotowymi, Just In Time (JIT) oraz bezpieczeństwo i higienę pracy.

5S to jeden z wielu, ale tak naprawdę jedyny w swoim rodzaju system. Jest spójny i dopełnia pozostałe systemy, tworząc często integralną część i filozofię firmy.

Podobne artykuły:

• Audyt 5S