Definiując formalnie, zespół to mała grupa ludzi o umiejętnościach wzajemnie się uzupełniających, działających razem w celu osiągnięcia wspólnych celów, w poczuciu wzajemnej odpowiedzialności. Członkowie grupy pracy natomiast, w odróżnieniu od członków zespołu, współpracują ze sobą głównie w celu dzielenia się informacjami. Stąd też różnica między zespołem a grupą pracy jest zasadnicza - grupy pracy nie mają potrzeby ani możliwości angażowania się w pracę zespołową, która wymagałaby połączonego wysiłku jej członków. 

Osiągnięcia grup pracy są jedynie sumą osiągnięć poszczególnych jej członków a wyniki prac zespołów są powiększone o efekty współdziałania. Dla zaistnienia aktywności pracowniczej literatura proponuje spełnienie trzech podstawowych warunków:

1. początkowe wymuszenie od strony kierownictwa, aby działalność zespołu została podjęta, połączona z odczuwalnym i widocznym wsparciem, zainteresowaniem;
2. opracowany i podany do wiadomości zespołów system nagradzania za osiągnięcia i jednoczesnej motywacji do działania;
3. stworzenie atmosfery sprzyjającej swobodnemu wypowiadaniu opinii oraz rozwojowi członków zespołu;

Aby zespół mógł działać efektywnie musi mieć poparcie zarządu firmy oraz możliwość dysponowania zasobami. Istotne są również: interdyscyplinarność i fachowość członków zespołu, znajomość technik pracy w zespole, brak konfliktów personalnych oraz swoboda w wymianie informacji. Rozważając sens podjęcia pracy zespołowej warto zapoznać się z jej zaletami i wadami:

Wyróżnia się pięć rodzajów zespołów w zależności od poziomu ich uprawnień:

1. Komisje i grupy zadaniowe (charakter raczej tymczasowy, kierownik rozliczany z wyników, zadania ściśle określone i ograniczone w czasie, po zrealizowaniu zadania grupa może zostać rozwiązana);
2. Zespoły interdyscyplinarne (pracownicy tego samego poziomu hierarchii, lecz z innych zakresów pracy, podejmują się rozwiązywania innych problemów, wymieniają się informacjami, kompleksowo koordynują projekty);
3. Koła jakości
4. Zespoły wirtualne (działają podobnie jak pozostałe rodzaje zespołów, lecz członkowie są fizycznie rozproszeni i kontakt odbywa się głównie za pomocą technologii komputerowych);
5. Zespoły samozarządzające (zazwyczaj złożone z osób, które przejmują odpowiedzialność za swoich poprzednich kierowników, tzn. wspólną kontrolę nad tempem pracy i określeniem zadań);

Źródła:
P.A. Luning, W.J. Marcelis, W.M.F. Jongen (tłum. Z. Źródłowski), Zarządzanie jakością żywności, WNT, Warszawa 2005. 
R. Kolan (red.), Wybrane zagadnienia zarządzania jakością, WSAiB, Gdynia 1996.