Właściwe przedstawienie korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością w organizacji jest istotnym elementem na etapie podejmowania decyzji o wdrożeniu. W literaturze spotkać się można z podziałem korzyści na dwie grupy:

Korzyści wewnętrzne:

• zwiększenie zaangażowania pracowników w wykonywanie powierzonych obowiązków na wszystkich szczeblach organizacji,
• usystematyzowanie podstawowych obszarów działalności organizacji, takich jak sprzedaż, produkcja, planowanie itp.,
• usprawnienie systemu decyzyjnego oraz przepływu informacji,
• obniżenie kosztów działalności oraz zwiększenie różnorodności wytwarzania poprzez zarządzanie procesami w organizacji,
• usprawnienie zapewnienia powtarzalnych wyrobów, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie liczby reklamacji,
• zwiększenie wydajności pracy oraz rentowności organizacji,
• ustanowienie jasnych i przejrzystych uprawnień i obowiązków komórek organizacyjnych,
• usprawnienie identyfikacji zagrożeń i ich skutków, możliwość zarządzania ryzykiem,
• lepsza identyfikacja potrzeb poszczególnych komórek organizacyjnych,
• wprowadzenie systemu oceny skuteczności szkoleń, systemu okresowej oceny pracowników, systemu szkoleń,
• zwiększenie skuteczności realizacji celów organizacji,
• zmotywowanie do doskonalenia funkcjonowania organizacji,
• kształtowanie kultury jakości oraz skutecznej komunikacji wewnętrznej.

Korzyści zewnętrzne:

• poprawa wizerunku organizacji, zaliczanie się do grona „uporządkowanych” organizacji,
• zwiększenie wiarygodności w oczach klienta, szczególnie na rynkach zagranicznych,
• rozumienie i reagowanie na sygnały dochodzące z rynku, poprawa komunikacji między organizacją a klientem oraz dostawcą,
• wzrost konkurencyjności organizacji na rynku,
• usystematyzowany sposób potwierdzania i realizacji zamówień klienta,
• możliwość porównywania się z innymi organizacjami w zakresie analizy strategicznej karty wyników,
• ułatwienie kontaktu z otoczeniem organizacji: z bankami, instytucjami państwowymi, konkurencją, kooperantami na rynkach zagranicznych.

Praktyka pokazuje, że są trzy typowe przesłanki, leżące u podstaw podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania jakością:

• uzyskanie certyfikatu jako celu samego w sobie, podchodząc do systemu zarządzania jakością jak do marketingowego narzędzia promocji organizacji, jako formy zjednania się z konkurencją pod względem posiadanych tytułów,
• uzyskanie certyfikatu, ponieważ tego oczekują klienci; jest to warunkiem przystąpienia do negocjacji lub przetargu,
• świadome wdrożenie systemu zarządzania jakością z zamysłem rzeczywistego usprawnienia działania organizacji, uzyskania wymiernych efektów.

W przypadku dwóch pierwszych przesłanek należy się spodziewać, iż korzyści z wdrożenia systemu zarządzania jakością nie wykroczą znacznie poza te, wynikające z przytoczonych właśnie przesłanek. W takich warunkach system wdrażany jest najczęściej na siłę, bez specjalnego przygotowania organizacji i jej ludzi.

Jedynie racjonalna decyzja o podjęciu działań zmierzających do wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania jakością może przynieść wymienione wyżej korzyści. Wielkość zbioru korzyści zależy bezpośrednio od zaangażowania całej załogi organizacji. Szczególnie ważne jest w tym zakresie kierownictwo, które powinno być przykładem i kształtować wartość systemu zarządzania jakością dla organizacji.  

Literatura:

Kowalczyk J., Konsultant w dziedzinie zarządzania jakością, CeDeWu, Warszawa 2005.