Podstawowe terminy wykorzystywane w dokumentacji systemów zarządzania możemy znaleźć w normach ISO 9000:2000 oraz ISO/TR 10013:2001. Należą do nich: 
- dokument (3.7.1) - informacja i jej nośnik;
- procedura (3.4.5) - ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu;
- księga jakości (3.7.4) - dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji;
- plan jakości (3.7.5) - dokument specyfikujący, które procedury i związane z nimi zasoby należy zastosować, kto i kiedy ma je realizować w odniesieniu do określonego przedsięwzięcia, wyrobu, procesu lub umowy;
- zapis (3.7.6) - dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań; 
- instrukcje pracy (ISO/TR 10013:2001) - szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań; 
- formularz (ISO/TR 10013:2001) - dokument wykorzystywany do zapisu danych wymaganych w systemie zarządzania jakością. 

Powyższa terminologia rożni się od potocznego rozumienia pojęć. Wymaga więc pewnych wyjaśnień. 

1. Formularz to nie zapis. Pojęcia te są często mylone. Tymczasem formularz jest nośnikiem zapisu. Staje się zapisem w momencie, gdy zostanie wypełniony danymi. 

2. Procedury i instrukcje niekoniecznie są dokumentami. Zarówno instrukcje jak i procedury nie muszą być dokumentami.Norma ISO 9001:2008 wymaga udokumentowania za pomocą procedur zaledwie 6 obszarów. Reszta procedur (zależnie od organizacji) nie musi funkcjonować w formie dokumentów. Również instrukcje nie muszą być w żaden sposób zapisane.