Polityka jakości, to podstawowy dokument SZJ. Jest elementem strategii organizacji, w którym jej władze zobowiązują się do działania na rzecz jakości i ciągłego doskonalenia. Ważnym jest, by tworząc Politykę jakości, uczynić ją spójną z całością strategii organizacji. 

Księga Jakości, to dokument, który opisuje system zarządzania jakością organizacji. 

W dokumencie tym należy zawrzeć:

• zakres SZJ;
• wyłączenia, jeśli takie występują oraz ich uzasadnienie;
• udokumentowane procedury lub powołanie się na nie;
• opisane oddziaływania między procesami.

W praktyce Księga Jakości zawiera również inne informacje np. historię firmy, dane teleadresowe itp. Norma ISO 9001:2008 nie wymaga tego typu danych, lecz nie istnieją, żadne przesłanki, by ich tam nie umieścić. Ponieważ Księga Jakości jest dokumentem ogólnodostępnym, warto nawet podać pewne informacje na temat organizacji. 

W Księdze Jakości często umieszczone są informacje, których nie powinniśmy zdradzać klientom, czy kooperantom (dane poufne). W takim wypadku dobrą praktyką jest przygotowanie dwóch wersji księgi - jednej do użytku wewnętrznego oraz drugiej, która może być swobodnie udostępniana. 

Procedura jest opisem przebiegu procesu. Wskazuje kto za proces jest odpowiedzialny i jaki jest zakres jego odpowiedzialności, jak proces ma przebiegać oraz jakie zapisy powstają w czasie jego realizacji. 

Instrukcja stanowi jest uszczegółowieniem wycinka procedury. Omawia w sposób szczegółowy określone działanie, zadanie lub czynność. Instrukcja powinna podawać miejsce, w którym czynność jest wykonywana, niezbędne wyposażenie, sposób i parametry wykonania. Powinna również określić wykonawcę, jego kwalifikacje i odpowiedzialność. 

Nie istnieje żadna narzucone forma instrukcji. Można ją wykonać np. jako opis, materiał video, czy sekwencje zdjęć pokazującą sposób wykonywania czynności itp. W każdym przypadku należy zapewnić jednak możliwość jej nadzorowania. 

Zapisy - zapisy są dowodem na prawidłowe działanie SZJ. Zapis jakości, to bardzo specyficzny dokument. Potwierdza on wykonanie konkretnych czynności i/lub ich wynik.

UWAGA Zapisy nie podlegają zmianom - zmianom mogą podlegać formularze.