Audit Systemu Zarządzania Jakością - pojęcia i definicje



Norma związana: 
PN-EN ISO 19011:2003 - Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania jakością i/lub środowiskowego 

Definicje dotyczące auditowania: 
Audit jakości jest to "systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej ocenie, w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu" (wg ISO 9000 : 2000) 
Kryteria auditu (3.2) - Zestaw polityk, procedur lub wymagań. Stanowią one odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu (3.3). 
Dowód z auditu (3.3) - Zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu (3.2) i możliwe do zweryfikowania. 
Ustalenia z auditu - Wynik oceny zebranych dowodów z auditu w stosunku do kryteriów auditu. 
Wniosek z auditu - Wynik auditu przedstawiony przez zespół auditujący po rozważeniu celów auditu i wszystkich ustaleń z auditu.

Audit czy Audyt?

Audit i audyt oznaczają to samo. Terminy te, stosowane są zamiennie. Częściej jednak, w odniesieniu do systemów zarządzania używa się sformułowania audit. Teoretycznie w słowniku języka polskiego słowo "audit" nie występuje co jest powodem licznych nieścisłości i dyskusji, natomiast jest to wynikiem takowego tłumaczenia wykonanego przez Polski Komitet Normalizacyjny. 

Czemu służy przeprowadzanie auditów jakości?

Audit jakości służy przeprowadzeniu niezależnej i bezstronnej oceny przebiegu procesów w organizacji, poprzez zauważenie i analizę występujących w nich mocnych i słabych stron. Analiza taka pozwoli na wysnucie dalszych wniosków, które pozwolą na wprowadzenie zmian, a tym samym na dalsze doskonalenie organizacji. Audit to także ocena zgodności z kryteriami, zauważenie i ocena odstępstw od przyjętych norm i regulacji. 
Przeprowadzenie procesu auditu w sposób niezależny i bezstronny pozwala na obserwacje, które w dalszym etapie pozwolą na wskazanie niezgodności. Na podstawie prowadzonych obserwacji możliwe jest także określenie skuteczności i efektywności badanych procesów. Co bardzo istotne, audit nie służy kontroli. Nie można postrzegać procesu auditu jako kontroli procesu, ponieważ zadaniem auditu jest ocena procedur kontrolnych, oprócz oceny wskazuje także zalecenia zmian w procedurach.
Proces kontroli natomiast służy określeniu czy dany proces, badanych aspekt może być uznany za zgodny - proces kontroli pozwala odpowiedzieć na pytanie czy coś jest dobre, czy złe. 

Powody przeprowadzania auditów:

  • Aby zweryfikować to, czy system jakości organizacji nadal spełnia określone wymagania.
  • Aby ocenić system jakości organizacji na zgodność z wymaganiami normy dotyczącej systemu jakości.
  • Dla potrzeb wstępnej oceny nowego, potencjalnego dostawcy.
  • W ramach regularnego przeglądu dostawców na podstawie umowy kontraktowej, aby upewnić się, że ich systemy jakości nadal spełniają wymagania.

Mając na uwadze powód przeprowadzania auditu oraz jego przedmiot wyróżnia się typu auditów: audit systemu, audit procesu, audit wyrobu oraz audit dokumentacji. 
Kolejna klasyfikacja auditów zależna jest od tego, kto kogo audituje, w jakim celu oraz z jakich powodów. Rozróżnia się audit pierwszej, drugiej oraz trzeciej strony. 

Niezależnie od powodu, przedmiotu czy też rodzaju zespołu auditującego głównymi zasadami auditorów jest niezależność, systematyczność i ciągła obserwacja. Wśród pożądanych cech auditora wyróżnić należy etyczność, wytrwałość, otwartość, elastyczność, spostrzegawczość i uczciwość. 

Z życia auditora...

Audit wydziału produkcji. 
Auditor zauważa ustawione i opisane pojemniki na odpady: papier, szkło, odpady zaoliwione. Pierwsza obserwacja: zgodnie z regulacją przeprowadza się na hali produkcyjnej segregację odpadów. Ponieważ auditor jest zobowiązany do zebrania dowodów (dowód na to czy segregacja faktycznie jest przeprowadzana i czy przeprowadza się ją zgodnie z zasadami) podchodzi do pojemnika ze szkłem, zagląda do środka i co znajduje? Odpad żywieniowy w postaci skórki od banana. Doskonały dowód niezgodności w regulacjami i wymaganiami systemu. 

Zatem audytorze - nie daj się zwieść pozorom i zaglądaj tam, gdzie pozornie wszystko powinno być OK! :) 

Autor: Renata Krawczyk