Jednym z istotnych zagadnień podejścia systemowego jest przeprowadzanie oraz branie udziału w auditach. Jako pracownicy firmy posiadającej wdrożony system zarządzania możemy być zarówno stroną auditującą jak i auditowaną, a obowiązki z tym związane dla każdej ze stron wymagają szczególnej uwagi.
Mając na uwadze cel przeprowadzania auditu, strony auditowane i auditujące należy wspomnieć o stosunkowo rozbudowanej klasyfikacji auditów.
W zależności od tego "kto kogo" audituje wyróżnia się:
Jest to audit wykonywany przez pracowników danej organizacji, dla celów wewnętrznych. Przeprowadzenie tego typu audytów ma na celu przekazanie informacji kierownictwu najwyższemu. Informacje pozyskane w trakcie auditu są najczęściej w dalszym etapie wykorzystywane w celu określenia kierunków rozwoju firmy i elementów wymagających zdecydowanej poprawy.
Audity pierwszej strony, inaczej audity wewnętrzne mają miejsce wtedy, gdy organizacja bada własne systemy, procedury i działania, aby stwierdzić, czy są one adekwatne i czy zachowuje się z nimi zgodność. Są podstawowym źródłem informacji dla najwyższego kierownictwa, informują czy są spełniane wymagania polityki, czy potrzebne są zmiany i udoskonalenia.
Podczas planowania, przygotowywania się i przeprowadzania auditu wewnętrznego należy pamiętać o niezależności i bezstronności w ocenie. Audituje pracownik drugiego pracownika, który na co dzień jest kolegą z pracy, prowadzi się także audity kierownictwa najwyższego organizacji. Auditor nie może więc podczas auditu kierować się sympatiami, czy co gorsza, antypatiami osobistymi, zobowiązany jest natomiast do oceny bezstronnej i w pełni niezależnej. Poprzez przyjęcie roli pełnomocnika, czy auditora zobowiązuje się to wykazania stwierdzonych nieprawidłowości i wskazania działań naprawczych, niezależnie od panujących stosunków koleżeńskich.
Istotę tego typu auditów najlepiej przedstawić na podstawie firm branży motoryzacyjnej, w której podstawą jest ocena dostawców. Audit drugiej strony przeprowadza się bowiem w celu uzyskania informacji o potencjalnym bądź obecnym dostawcy, o systemie jakości jaki charakteryzuje jego organizację. Audit ten pozwala także odpowiedzieć na pytania "czy mój dostawca jest wystarczająco dobry", "czy potrafi zapewnić, że specyficzne wymagania jakie jemu stawiam i jakie stawiają moi Klienci są i będą zawsze spełnione", "czy istnieją obszary problemowe", "czy może są obszary w których jest w stanie mnie zaskoczyć".
Ten audit jest zatem przeprowadzany przez organizację u innej organizacji dla celów i potrzeb organizacji, która podjęła się auditu.
Rezultaty przeprowadzonych auditów drugiej strony przedkładają się najczęściej bezpośrednio na decyzje strategiczne i handlowe, mające wpływ na przyszłą działalność i osiągnięcia organizacji. Przedsiębiorstwa, które dążą do osiągnięcia sukcesu rynkowego oraz takie, które realnie myślą o ciągłym rozwoju organizacji poddają analizie otoczenie bliższe oraz dalsze, prowadzą zatem zarówno audity wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Chcą w ten sposób osiągnąć wysoki poziom jakości oferowanego wyrobu, zbudować mocne więzi z Klientem. Jakość wyrobów zależy przede wszystkim od najwyższego kierownictwa firmy, natomiast kierownictwo to, móc podjąć konkretne decyzje strategiczne i handlowe powinno opierać się o rzetelne dane, które mogą być rezultatem przeprowadzonego auditu drugiej strony.
Zwykle są to audity certyfikacyjne, czy też audity do nagród jakości i innych konkursów. Nie mają bezpośredniego przełożenia wyników dla strony auditującej, jak w przypadku auditu pierwszej i drugiej strony, wyniki auditów trzeciej strony są jednak niezwykle istotne dla strony auditowanej. Przygotowanie, a następnie przeprowadzenie auditu trzeciej strony najczęściej wiąże się z poniesieniem dużych nakładów finansowych. Przygotowanie do tego typu auditów są najczęściej długookresowe, obejmują najczęściej całą organizację i wymagają pełnego zaangażowania w odpowiednie przygotowanie się do wizyty zespołu auditującego.
Audity drugiej i trzeciej strony nazwane są ogólnie auditami zewnętrznymi, ze względu na wizytę osób z zewnątrz organizacji.
W zależności od tego, co jest podmiotem obserwacji, co podlega auditowi wyróżnia się:
Jak wskazuje nazwa podstawową czynnością jaka ma miejsce podczas działań auditowych jest przegląd dokumentacji. Nazwa "audit przy biurku" natomiast wiąże się z tym, że wszelkie czynności auditowe auditor może wykonać na swoim stanowisku pracy. Audit ustala, w jakim zakresie udokumentowany system wyrażony w formie "papierowej" - księga jakości i procedury, spełnia wymagania mającej zastosowanie normy.
Audit przy biurku najlepiej przeprowadzać przed przeprowadzeniem pełnego auditu w organizacji. Pozwala zebrać wszelkie informacje na temat systemu zarządzania w organizacji, stwierdzić, czy jest wystarczająco udokumentowany, oraz czy dokumentacja jest wystarczająco przejrzysta. Na podstawie wyników przeglądu dokumentów można zaplanować dalsze działania auditowe. W praktyce w raporcie z przeglądu dokumentacji rzadko wskazuje się niezgodności, częściej wymieniane są braki w dokumentacji. Wynika to z tego, że audit wiąże się z zestawieniem wymagań normy, dotyczących dokumentacji, ze stworzoną już dokumentacją systemową. Pozwala na weryfikację wymagań normatywnych z rzeczywistością, wskaże, które z dokumentów powinny być zmodyfikowane, bądź stworzone.
Tego typu audity często postrzegane są jako wspierające biurokrację, za którą większość z nas nie przepada. W dalszej perspektywie jednak, często się okazuje, że gdyby nie stworzone dokumenty niemożliwe byłoby wykonanie pewnych czynności, szczególnie tych powtarzających. Dokumentacja systemowa ma służyć uporządkowaniu obszarów, które najczęściej okazują się problemowe - np. nadzór nad dokumentacją i zapisami.
Ten audit polega na ocenie wybranego procesu związanego z produkcją określonego wyrobu (bądź też z wykonywaną usługą). Może dotyczyć oceny określonego projektu, przedsięwzięcia pod kątem zgodności z wymaganiami oraz oczekiwaniami. Taki rodzaj auditu stosuje się często do oceny oprogramowania np. sterującego procesem.
Audity procesów pozwalają na zweryfikowania ustalonych celów jakości procesów oraz kryteriów i metod niezbędnych do skutecznego ich przebiegu. Ocenie mogą zostać poddane także analizy wskaźnikowe.
Błędem jest często mylenie auditów procesu z kontrolą, a w przypadku procesów produkcyjnych z inspekcją produkcji.
Audit zgodności stara się stwierdzić, w jakim zakresie udokumentowany system jest rozumiany, wdrożony i przestrzegany przez personel. Zadaniem auditora jest zatem ocena wdrożonych ustaleń.
Niezależnie od rodzaju auditu obowiązują auditorów określone zasady, którymi należy się kierować i o których należy pamiętać. Przedmiotem auditu nigdy nie są ludzie tylko system, ludzie tworzą natomiast organizację w której system ten ma funkcjonować i to dzięki nim może być poddawany ciągłemu doskonaleniu.
Autor: Renata Krawczyk
Dowiedz się, jak wykorzystać ISO 9001 w Twoim biznesie. Sprawdź, co zmienia nowe wydanie normy i jak wdrożyć wymagania.
